Majoritatea neînțelegerilor dintre asociații și firmele de curățenie nu apar din rea-voință, ci din contracte vagi: „curățenie scară, 2 ori pe săptămână”, fără nimic altceva. Când un locatar reclamă că nu s-a șters balustrada, nimeni nu poate spune dacă balustrada intra sau nu în serviciu. Mai jos este structura unui contract care previne aceste situații.
Părțile și cine semnează
Contractul se încheie între asociația de proprietari (cu denumirea și codul fiscal din certificatul de înregistrare) și firma de curățenie (denumire, CUI, număr de înregistrare la Registrul Comerțului). Din partea asociației semnează reprezentantul stabilit prin statut și prin hotărârile adunării generale sau ale comitetului executiv, de regulă președintele. Păstrați la dosar hotărârea prin care s-a aprobat contractul.
Anexa cu operațiunile: cea mai importantă parte
Anexa trebuie să spună concret ce se face la fiecare vizită și ce se face mai rar. De exemplu: la fiecare vizită, măturat și spălat pardoselile pe toate etajele, șters balustrada și mâna curentă, curățat cabina liftului și butoanele, șters ușa de la intrare; lunar, spălat geamurile de pe casa scării, șters tocurile ușilor și cutiile poștale; trimestrial, spălat pereții lavabili până la înălțimea mâinii. Cu cât anexa e mai clară, cu atât verificarea e mai simplă.
Frecvența, zilele și prețul
Contractul trebuie să precizeze numărul de vizite pe săptămână și, ideal, zilele. Prețul se trece lunar, cu TVA inclus sau cu mențiunea explicită a TVA, plus ce este inclus: produse, echipamente, transport. Stabiliți de la început dacă și cum se poate ajusta prețul (de exemplu, o dată pe an, cu notificare prealabilă), ca să nu apară surprize. Dacă nu știți ce frecvență să alegeți, citiți ghidul despre frecvența curățeniei.
Recepția lucrărilor și reclamațiile
Scrieți cum se verifică lucrarea și cum se transmit reclamațiile: pe e-mail, pe WhatsApp sau printr-un registru la avizier, și în cât timp răspunde firma. Unele asociații cer raport foto lunar sau o fișă de prezență semnată pe scară. Orice metodă e bună, cât timp e scrisă în contract și aplicată constant.
Răspundere, durată și reziliere
Contractul trebuie să spună cine răspunde dacă se strică ceva în timpul lucrului (de exemplu o oglindă din lift sau un finisaj deteriorat de un detergent nepotrivit) și să precizeze durata: pe perioadă determinată, cu prelungire, sau nedeterminată. Clauza de încetare trebuie să permită ambelor părți ieșirea din contract cu un preaviz rezonabil. Evitați contractele fără posibilitate de reziliere pe mulți ani.
Plata și facturarea
Plata se face prin transfer bancar, pe baza facturii fiscale lunare, la un termen trecut în contract. Plata cash sau fără factură nu poate fi justificată corect în evidențele asociației. Pentru a verifica dacă prețul propus e corect, comparați-l cu prețurile orientative din București.
Concluzie
Un contract clar protejează ambele părți: asociația știe exact ce plătește, iar firma știe exact ce are de făcut. Cereți întotdeauna anexa de operațiuni înainte de semnare. La AGMO Clean, oferta pentru curățenia scării de bloc vine cu lista completă de operațiuni și cu modelul de contract, ca să le puteți discuta în comitet înainte de semnare.
Subiecte: contract, asociatii proprietari, ghid administrator
Vrei să vezi ghidurile noastre mai des când cauți pe Google? Adaugă AGMO CLEAN în sursele tale preferate.